Personeelsfeest organiseren: draaiboek, tijdschema en muziek
Een personeelsfeest organiseren is vaak een klus naast je gewone werk. Waar begin je, wat zet je in het draaiboek en hoe zorg je dat collega's van alle leeftijden een goede avond hebben? Hieronder vind je de stappen, een voorbeeld van een tijdschema en wat je regelt voor speeches, techniek en muziek. Met een paar keuzes vooraf voorkom je de meeste problemen op de avond zelf.
Gepubliceerd op 3 november 2026 · 4 minuten lezen
Stap 1: wat is het doel van het feest?
Een personeelsfeest kan verschillende doelen hebben: een goed jaar vieren, een jubileum, collega's van verschillende afdelingen bij elkaar brengen, of gewoon bedanken. Het doel bepaalt de rest. Een jubileum vraagt een moment met speeches; een bedankfeest mag vooral ontspannen zijn. Schrijf het doel in één zin op en houd het erbij als je keuzes maakt.
Stap 2: datum, budget en gasten
- Datum: kies een datum waarop de meeste collega's kunnen, en kijk of er andere drukke momenten zijn. In december is alles drukker; lees ook kerstborrel met muziek.
- Budget: stel een totaalbedrag vast en verdeel het over locatie, eten en drinken, entertainment en vervoer.
- Gasten: alleen collega's of ook partners? Hoeveel mensen, welke leeftijden? Dat bepaalt de grootte van de zaal en de muziek.
Een personeelsfeest kan fiscale gevolgen hebben voor je bedrijf. Kijk daarvoor op de site van de Belastingdienst (werkkostenregeling) of vraag je boekhouder.
Stap 3: locatie
Op kantoor, in een restaurant, een feestzaal of buiten? Vraag bij de locatie na:
- tot hoe laat er muziek mag, en of er een geluidsbegrenzer is;
- wat er aan geluid, licht, een podium en stroom is;
- waar een act kan laden en lossen, en hoe laat hij kan opbouwen;
- of de locatie de muziekrechten regelt.
Die antwoorden heb je straks nodig bij het boeken van de act. In de aanvraag van Event Wingman kun je ze direct invullen.
Stap 4: programma en entertainment
Een goed personeelsfeest heeft een opbouw: rustig beginnen, één duidelijk hoogtepunt, daarna ruimte om te feesten. Ideeën:
- Bij de ontvangst: een saxofonist of zachte muziek, zodat mensen kunnen praten.
- Programma: een presentator, goochelaar of andere act, een prijsuitreiking of een korte terugblik.
- Feest: een dj of een band die een gemengd publiek aankan.
Meer ideeën vind je in entertainment voor je bedrijfsfeest.
Stap 5: een voorbeeld van een tijdschema
| Tijd | Moment | Wie of wat |
|---|---|---|
| 18:00 | Ontvangst | Saxofonist of zachte muziek |
| 18:45 | Welkom en speech | Microfoon, muziek uit |
| 19:00 | Diner | Achtergrondmuziek |
| 20:30 | Programma of show | Presentator of act |
| 21:15 | Feest | Dj of band |
| 00:30 | Laatste nummer | Afsluiter, licht aan |
Dit is een voorbeeld. Schuif met de tijden zoals het bij jullie past, en houd rekening met de eindtijd van de locatie.
Stap 6: het draaiboek
Een draaiboek is één document waarin staat wie wat doet en wanneer. Zet er minstens in:
- de tijden van elk moment, van opbouwen tot afbouwen;
- contactpersonen en telefoonnummers: jij, de locatie, de act;
- wie welke speech houdt, hoe lang, en wanneer de muziek zachter moet;
- wat er nodig is: microfoon, scherm voor een presentatie, podium, stroom;
- wat je doet bij slecht weer als een deel buiten is;
- vervoer naar huis, als dat nodig is.
Deel het draaiboek een week van tevoren met de locatie en de act. Dan sluit de muziek precies aan op de speeches en momenten.
Speeches en microfoon
De meeste dj's en bands hebben een microfoon. Spreek af wanneer de speeches zijn, wie ze houdt en of er muziek moet klinken bij het opkomen. Houd speeches kort: na het diner wil iedereen verder. Is er een presentatie met beeld, vraag de locatie dan naar een scherm en een aansluiting.
Muziek voor collega's van alle leeftijden
Op een personeelsfeest staat een stagiair naast iemand die er al dertig jaar werkt. Vertel de act de verhouding in leeftijden, en geef een paar nummers of genres die zeker goed vallen. Een goede dj of band speelt breed en kijkt wat werkt. Laat collega's vooraf verzoeknummers doorgeven via een korte lijst; dat geeft betrokkenheid.
Na het feest
Een personeelsfeest is pas af als je terugkijkt. Vraag een paar collega's wat ze ervan vonden: de locatie, het eten, de muziek, de tijden. Schrijf op wat je volgend jaar anders zou doen en bewaar het draaiboek. Was je tevreden over de act, zet dan de naam en de afspraken in je draaiboek voor volgend jaar. Zo begint de volgende organisator niet bij nul.
Muziek en entertainment aanvragen
Vertel ons over je personeelsfeest: datum, plaats, aantal gasten, sfeer en budget. Wij kiezen uit acts die we zelf hebben gekeurd en sturen je drie voorstellen, elk met een offerte. Je boekt de act via ons en sluit de overeenkomst met de artiest; die zet de bedrijfsnaam op de offerte en de factuur. Voor jou is Event Wingman gratis.
Vind een act voor je personeelsfeest
Veelgestelde vragen
Hoe ver van tevoren organiseer je een personeelsfeest?
Begin een paar maanden van tevoren met datum, locatie en budget, en vraag de act aan zodra de datum vaststaat. In december en in het voorjaar en de zomer zijn acts en zalen sneller bezet.
Wat zet ik in een draaiboek?
De tijden van elk moment, contactpersonen, wie welke speech houdt, wat er nodig is aan techniek, een plan bij slecht weer en het vervoer naar huis.
Welke muziek past bij een personeelsfeest?
Een breed repertoire voor alle leeftijden. Vertel de act wie er komen en geef een paar nummers of genres die zeker goed vallen.
Regelt de act ook een microfoon?
De meeste dj's en bands hebben een microfoon. Vraag het na en zet het in de offerte.
Lees verder
Vertel over je event
In een paar minuten klaar. Kies zelf tot drie acts, of laat ons drie voorstellen doen die bij je event passen.
- Drie voorstellenElk met een duidelijke prijs en wat erbij zit, zodat je eerlijk kunt vergelijken.
- Gekozen op jouw eventSfeer, gasten, locatie en budget bepalen de match.
- Je boekt via onsDe overeenkomst sluit je met de artiest die je kiest.